2　文書は、やさしくわかりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

2　消防長は、消防の事務部局における文書事務を総括する。

3　総務消防局長又は消防長は、文書の処理及び作成に関する事務がこの規程に基づいて適正、かつ、速やかに行われるよう常にその指導改善に努めなければならない。

2　文書取扱者は、総務課にあっては総務消防局長が選任した者、環境センターにあっては、環境センター長が選任した者、消防本部においては消防長が課員の中から、消防署においては署長が署員の中から選任する。

3　文書取扱者は、主管の長の命を受け、主管課における次の事務を処理するものとする。

2　国、県等よりの指令書、通達等のうち重要又は異例と認める文書で緊急の措置を要するものは、配布前に総務消防局長又は消防長の閲覧を受けなければならない。

2　文書整理簿は、文書の収発等を記入する。

3　文書整理簿は、主管課の文書取扱者が整理保管する。ただし、処理経過等は、当該事務を担当する職員(以下「事務担当者」という。)が記入するものとする。

2　主管部署の長は、前項の規定により閲覧した後、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主管係長に命じ、速やかにその処理をさせなければならない。この場合において、重要又は異例と認める文書は、主管課長等においてあらかじめ上司の閲覧に供し、その指示を受けるものとする。

3　主管係長は、前項の規定により文書の配布を受けたときは、これを閲覧し自ら処理するもののほか、主管部署の長の指示した処理方針を示して事務担当者に配布しなければならない。

4　前項の規定により配布を受けた文書は、事務担当者において速やかに起案、供覧その他必要な措置をとらなければならない。

2　執務時間外の出張者の持ち帰りによる文書で、当該機関等から他部署への配布依頼を受けたものは、当該出張者が翌日速やかに総務課又は消防本部警防課に引き継ぐものとする。

2　事務処理の簡素化を図るため、事案の軽易なもの又は定例なもの等にあっては指示・処理・決裁カード(様式第5号の2。以下「指示カード」という。)又は指示カードを省略し、起案の原本に決裁印を押印して行うことができる。

3　起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添えることができる。

4　決裁区分は、燕・弥彦総合事務組合事務決裁規程(平成20年燕・弥彦総合事務組合告示第1号)の定めるところによる。

2　収受文書により起案する場合には、当該文書の番号を文書番号とする。

3　同一事案に属する文書は、特に定められた場合を除くほか、完結するまで同一番号とし、枝番号を用いるものとする。

4　文書番号は、主管部署の会計年度による一連番号とする。

5　公示文等の番号は、総務課に備付けの告示起号簿(様式第6号)又は消防本部予防課に備付けの公告起号簿(様式第6号の2)により文書番号を付けなければならない。ただし、条例、規則、訓令等の令達番号は、総務課の事務担当者が条例規則起号簿(様式第7号)及び訓令起号簿(様式第8号)により処理するものとする。

6　文書の差出部署を明らかにするため、文書番号に別表第1の記号を付けるものとする。

7　議案の記号及び番号は、総務課において議案番号簿(様式第8号の2)により取得し、暦年による一連番号を付する。

8　専決処分書の記号及び番号は、総務課において専決処分番号簿(様式第8号の3)により取得し、暦年による一連番号を付する。

2　特に軽易な事案に係る一般照会、回答文書等は主管課長等名を用いることができる。

2　事案決定に関する合議を行うための起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該文書の事案を検討し、決定案について異議があるときは口頭をもって協議するものとする。

3　事案に係る決定案が当初の起案と異なって決定されたとき又は廃案となったときは、主管部署の長は合議した主管課長等にその旨を通知しなければならない。

2　浄書文書は、浄書後直ちに起案文書と照合しなければならない。

3　主管部署の事務担当者は、ワードプロセッサ等のフロッピーディスク等に登録された浄書原稿の内容を常に審査し、整理しておかなければならない。

2　前項の規定により公印を押印するもの以外の文書は、当該文書の発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3　契約書及び登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印しなければならない。

2　前項の総務課への回付は、至急を要する場合を除くほか、午後4時までに行わなければならない。

3　前項の時間によらないで発送を要するときは、随時、主管部署の事務担当者は、総務課の文書取扱者から切手等を受領し発送することができる。

4　主管部署において原則として同時に100通以上の文書を発送しようとするときは、総務課の文書取扱者に数量を報告し、料金後納郵便物差出表(様式第9号。以下「郵便物差出表」という。)を受領の上、発送文書に郵便物差出表を添えて発送するものとする。

2　総務課の文書取扱者は、切手の受領及び後納郵便による使用料金を明らかにするため毎月月単位をもって郵便料金等使用簿(様式第10号)に記入し、総務消防局長の決裁を受けなければならない。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失及び盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは非常災害時にいつでも持ち出せるように、「非常持出」等の記載をしておかなければならない。

2　前項の文書の保管に当たっては、係ごとに一定の箇所に保管し、その内容を明示する等の手段を講じ事務担当者が不在の場合にも課員又は職員が利用できるようにしておかなければならない。

2　前項の規定により格納した文書及び書庫については、主管部署の長が責任をもって管理するものとする。

2　主管部署の長は、第28条の規定にかかわらず、保存期間の満了しない文書であっても必要ないと認めるものについては、廃棄することができる。

3　文書を廃棄しようとするときは、すべて主管部署の長が責任をもって文書の内容等により焼却等の措置をとるものとする。

2　前項の調査項目は、別表第3のとおりとする。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、公布の日から施行する。

この規程は、平成18年1月1日から施行する。

この規程は、平成18年3月20日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この規程は、平成21年11月20日から施行する。

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年8月1日から施行する。

この規程は、令和3年11月1日から施行する。